E-mail dan Mesin Fax

Ada suatu pertanyaan, masih perlukah menggunakan mesin fax pada saat ini, sedangkan penggunaan e-mail begitu pesat? banyak jawaban yang beragam dari pertanyaan diatas, salah satu jawaban yang penulis dapatkan setelah bertemu klien  seperti “ hanya generasi tua yang tidak paham e-mail yang masih menggunakan mesin fax sedangkan generasi muda tidak perlu lagi“.

Untuk menjawab pertanyaan itu memang tiap-tiap orang punya pendapat dan argumen masing-masing, tapi untuk menyakinkan atas jawaban itu kita harus mempelajari kedua jenis sarana tadi.

E-Mail

Sudah tentu para mengguna internet sangat paham  dan mengerti cara penggunaan e-mail apalagi Indonesia adalah salah satu pengguna facebook terbesar yang tentunya juga berkaitan dengan e-mail.

E-mail adalah Elektronic Mail atau Surat Elektronik yaitu suatu sarana kirim dan terima surat melalui jaringan komputer, dalam hal ini internet.

Untuk mengirim surat elektronik kita memerlukan suatu program mail-client. Surat elektronik yang kita kirim akan melalui beberapa poin sebelum sampai di tujuan.

surat elektronik yang terkirim hanya melalui 5 poin (selain komputer pengirim dan penerima). Sebenarnya lebih dari itu sebab setelah surat elektronik meninggalkan POP3 Server maka itu akan melalui banyak server-server lainnya. Tidak tertutup kemungkinan surat elektronik yang kita kirim disadap orang lain. Maka dari itu bila surat elektronik yang kita kirim mengandung isi yang sensitif sebaiknya kita melakukan tindakan pencegahan, dengan mengacak (enkrip) data dalam surat elektronik tersebut (contohnya menggunakanPGP, sertifikat digital, dan lain-lain)

Surat elektronik pada mulanya disimpan di dalam sebuah mailserver. Biasanya bila seseorang memakai koneksi ISP untuk sambungan ke internet, ia akan diberikan satu surat elektronik gratis. Surat elektronik yang diterima akan disimpan di server surat elektronik ISP.

Ada dua cara untuk mengakses surat elektronik:

  • Dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox. Metode ini disebut sebagai web-based, artinya kita menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo! Mail dan Gmail. Untuk menggunakannya, pengguna haruslah dalam keadaan daring. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh penyelenggara layanan surel gratis.
  • Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti: Eudora Mail, Outlook Express, Windows Mail, Mozilla Thunderbird, Mutt. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP. Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus. Kelebihan yang lainnya adalah perangkat lunak ini menyediakan fungsi-fungsi penyuntingan dan pembacaan surel secara luring. Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.

Keamanan data di surat elektronik tidaklah terjamin dan selalu ada risiko terbuka untuk umum, dalam artian semua isinya dapat dibaca oleh orang lain. Hal ini disebabkan oleh karena surat elektronik itu akan melewati banyak server sebelum sampai di tujuan. Tidak tertutup kemungkinan ada orang yang menyadap surat elektronik yang dikirimkan tersebut.

Surat elektronik dapat diamankan dengan melakukan teknik pengacakan (enkripsi). Salah satu program enkripsi yang populer adalah PGP (Pretty Good Privacy). Dengan memakai PGP maka isi akan dienkrip, dan hanya orang yang tertuju dapat mendekripsi dan membaca surat elektronik tersebut. Kerugiannya adalah membuat repot pihak pengirim dan penerima (karena keduanya harus memiliki program PGP, dan pengirim juga harus memiliki kunci umum penerima, dan melakukan enkripsi pesan dengan kunci tersebut).

Hal lain yang perlu diperhatikan dengan menggunakan E-mail kita diwajibkan patuh terhadap privasi dan kebijakan layanan, dimana dalam setiap layanan dapat dihentikan tanpa persetujuan pengguna.

Mesin Fax

Faksimile atau biasa dikenal dengan faks, berasal dari kata ‘fac simile’ (make similar) dalam bahasa latin, yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Dalam bidang yang lain, mesin faks juga dapat disebut telecopier. Mesin faks adalah peralatan komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dengan menggunakan suatu perangkat yang mampu beroperasi melalui jaringan telepon dengan hasil yang serupa dengan aslinya.(wikipedia)

Syarat utama pengiriman melalui fax, pengirim dan penerima mempunyai mesin fax yang terhubung dengan jaringan telefon, dengan begitu pengirman dan penerimaan data terjadi secara Face to Face.

Proses pengiriman dengan mesin fax, pengguna men-dial nomor tujuan, setelah hasil dialing terkirim penerima akan mengeluarkan sinyal fax untuk ready transfer, lalu kedua mesin melakukan perkenalan (handshaking), dalam perkenalan ini penerima akan menampung data pengirim, misalnya nama pengirim, nomor, jenis mesin.  Proses selanjutnya pengaturan kecepatan, apabila ada dua mesin fax dengan kecepatan pengiriman atau penterjemahan data berbeda maka kecepatan terendah yang dipakai. Setelah kecepatan data diperoleh barulah data dikirim dan diterima. Selesai menerima data atau pencetakan dokumen pada penerima, kedua mesin akan melakukan croscek mengenai data tersebut apakah data yang dikirim telah sesuai dengan data yang diterima, biasanya ada data yang tidak sesuai karena loos dalam perjalanan, untuk antisipasi hal ini mesin fax dilengkapi dengan ECM (error corection mode). Setelah data dinyatakan sesuai mesin akan memutuskan sambungan dan membuat laporan.

Dekimianlah sedikit ringkasan mungkin para pembaca dapat melihat keunggulan dan kekurangan masing-masing, untuk lebih detail diharapkan pembaca mencari data yang lebih detail mengenai dua sarana tadi dengan mencari sumber lain yang lebih lengkap. Dengan tulisan tadi pembaca dapat memutuskan mana yang seharusnya menggunakan e-mail dan mana yang harus menggunakan mesin fax. Disini kita perlu hati-hati apabila kita mengirim data yang sangat rahasia atau data-data yang berhubungan dengan angka  menggunakan e-mail, mungkin kita punya proteksi yang kuat tapi perlu juga diketahui bahwa makin lama peretas makin canggih. Hal ini sama dengan Virus komputer, setiap anti virus muncul setelah ada virus, tidak sebaliknya.

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

Join 987 other followers